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企业会计档案管理工作的问题探讨

企业会计档案管理工作的问题探讨摘要: 摘要:企业会计档案通常是由于企业日常的财务管理以及会计工作内容而产生,包括会计账簿、相关凭证、财务报告以及工资记录等相关的企业资料。会计档案管理工作是企业运行中的重要部分之一,但部分企业的会计管理工作…

摘要:企业会计档案通常是由于企业日常的财务管理以及会计工作内容而产生,包括会计账簿、相关凭证、财务报告以及工资记录等相关的企业资料。会计档案管理工作是企业运行中的重要部分之一,但部分企业的会计管理工作还尚存些许不足,因此,本文将对其问题进行总结,并对解决对策加以简要探讨。

关键词:企业;会计档案管理;问题;对策

引言

随着当今社会经济的不断发展,各行各业也在积极适应当代社会的发展脚步。在企业运行中,会计档案管理工作能够将相关资料加以整合并归纳,能够及时为企业提供所需资料,因此会计档案管理工作尤为重要。为了使档案管理的相关工作能够更加完善,本文将对其所存问题与对策进行总结。

一、在企业会计档案管理工作中所存在的问题

(一)会计档案案卷质量低

由于多数工作人员对会计档案的管理意识不强,并且加上不熟知档案整理的重要性,不能做到规范的整理档案,导致在档案案卷中所需填写的信息不准确、在档案的装订过程中不细心,就会出现会计档案案卷质量较低的现象。

(二)会计档案没有完全收集

虽然各个企业已经将会计电算化的设备融入到会计档案管理工作中,但其并没有得到相关人员的充分使用。很多企业的档案还是保留纸质模式,也因为这种现象能够证明档案管理工作多数依靠人工模式,因此导致档案收集资料不够完整,会产生部分档案因保存不当而遗失的现象,电算化会计档案没有与纸质档案共同归纳整理。

(三)会计档案尚未进行定期鉴定以及销毁

会计档案与企业整体档案相比,其所占比例较大,因此,定期对会计档案的有效性与实用性进行鉴定与销毁是档案管理人员的工作内容之一。但因为这项工作任务繁重且难度较大,多数企业并没有专业人员为其鉴定,所以,企业会计档案管理部门会保留着许多财务档案记录,同时也增加了企业档案保存室的压力和管理的工作难度。

二、解决企业会计档案管理问题的对策

(一)提升工作人员档案管理意识

企业应提升对会计档案管理人员的工作要求,增强其对档案管理工作的综合能力,提升档案案卷的质量,做好该项工作的管理基础。案卷的质量是保证档案管理工作能够顺利进行的基础,良好的案卷质量能够使会计档案充分发挥其所具备的凭证以及参考功能。会计档案的增加代表着企业的不断发展,在发展过程中所开展的各类与企业经济财务有关的相关活动而产生的,档案经过财务部门的整理,在一段时间之后送往会计档案管理部门。因此应加强会计部门之间的沟通,使档案后续的管理人员能够将其快速的着手整理,并着重注意相关工作人员的档案管理意识,可通过对其工作人员进行管理工作的综合培训,增强其员工的工作能力。在会计档案进行完整的装订环节之后,工作人员不可以对档案进行再次拆封与装订工作。所以就需要装订人员进行规范装订,做好会计档案管理工作。另外,企业会计部门的工作人员应自主加强对自身工作技能的训练和培养,对自身的工作标准严格要求,熟悉并熟练操作会计档案的装订以及收集与归纳工作。

(二)注重档案的收集与整理

会计档案管理人员应注重档案的收集与管理工作,保证档案能完整真实的被保存。会计人员应该了解档案管理工作的相关规定,并严格遵守,根据其要求做好档案的收集整理,并将它规范的进行装订与归纳。将企业发展过程中所产生的财务凭证或报告、财务账目等相关档案进行完整的收集与整理,确保所有档案都能够得到正确且及时的收集入库。因为电算化技术能够提升档案整理人员的工作效率并保证收集数据的精准性,所以,相关人员应改善对档案工作传统的人工处理方式,积极利用当代的计算机技术完成档案的整理与收集工作。企业可以培养工作人员相关的操作方法,确保电算化技术能够在档案管理工作中被广泛使用。除此之外,由于电算化收集的材料是通过光盘等方式来储存会计对资料数据的计算和检查结果,也能用纸质打印的方式整理,或是通过相关的会计系统对整体的档案保存,因此,会计档案整理工作还要做到将电算化中的会计资料与人工作业中的纸质资料同时进行归档处理。

(三)定期对会计档案进行鉴定与销毁工作

按时对会计档案加以鉴定以及销毁工作,是完善企业内部会计档案管理工作的前提。根据国家对会计档案管理方面所提出的相关规定,企业会计档案管理工作对所有档案的保存时间都有规定,只有会计年度财务报告能够永远保存。但在多数企业中,假如档案室面积允许,就会保存大量超过保管期的档案,进而引起档案保管混乱,并出现对所需档案不能及时查找等现象。财务部门人员可以参考档案管理的保管时间,销毁已经到了保管期时间和没有使用价值的档案;对档案内容中所涉及的财务账目处理不清的档案需要将其分类并加以标注;对保管期满但是仍是在项目建设时间内的档案,不能销毁。

三、结语

企业档案管理是一项长期的工作,并具有较强的综合性。因此,会计档案管理人员要不断提升自己的综合能力,加强自己对该方面能力的培养与提升,改善自身对档案管理工作的不足。同时,企业也要大力配合会计档案管理人员的工作,最好邀请专业人士对该项工作进行指导,帮助该项工作更加科学高效的完成。

参考文献:

[1]杨惠玲.企业会计档案管理工作存在的问题及对策[J].机电兵船档案,2018,(04):29-31.

作者:万川莉 单位:重庆璧山天然气有限责任公司

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作者: 中国论文网

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