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人事档案管理制度的创新

人事档案管理制度的创新摘要: 【摘要】人才信息的重要载体与主要信息来源是人事档案,知人善任、选贤举能的重要工具也是人事档案,人事档案对人才资源开发起着非常重要的作用。但大多数人只有在需要用到档案时才会意识到这一点,此外,我国对于人…

【摘要】人才信息的重要载体与主要信息来源是人事档案,知人善任、选贤举能的重要工具也是人事档案,人事档案对人才资源开发起着非常重要的作用。但大多数人只有在需要用到档案时才会意识到这一点,此外,我国对于人事档案的研究时间还不长,加之诸多因素的影响,人事档案的管理上难以避免出现一些问题,人事档案制度的改革与创新正是解决这些问题的关键。

【关键词】人事档案管理;改革与创新

一、人事档案管理目前存在的问题

(一)对人事档案的重视不够。干部人事档案很少被外界所了解,在实际工作中很多内容被忽视,即使是单位领导也存在着“说起来重要,排起来次要,用起来需要、忙起来忘掉”的怪癖思维意识。在市场经济浪潮的冲击下,人们开始动摇对干部人事档案的重要性的认识。尤其是在偏远的山区,人才流动滞后,造成了干部人事档案可要可不要的现象。

(二)档案内容陈旧、片面、缺乏新材料。这样的档案突出表现在离退休干部、退休工人的档案材料中政治历史材料偏多,业绩材料短缺的现象。在一些在职老职工的档案材料中,五六十年代的简历表、政审表、各次政治运动的鉴定材料就占整个个人档案的2/3。而对老职工的业绩缺乏经常性的记载,考德、考能、考勤、考绩等各个阶段的鉴定等反映老职工变化的材料相当短缺。另外,对新、老职工的评价没有特点,政治套语颇多,不能准确地刻画出每一位职工的个性,原则笼统、千篇一律。

(三)“弃档”现象严重。人事档案存在的最大问题就是“弃档”现象,这种现象严重阻碍了人事档案管理工作的顺利进行,调查显示,不包括远离家乡外出打工的学生族,全国有将近65万的人事档案被弃档。分析现状,我们不难发现我国传统人事档案管理中所存在的缺陷:传统档案管理中,档案会随着人事的调动而调转,在档案调转过程中就会存在丢档,弃档的情形;其次,档案调转期间产生的档案材料很容易因保管不善而丢失,造成档案材料缺乏连续性和完整性;此外,在传统人事档案中,学历材料、政审材料内容较多,涉及工作能力的很少,形成了重视学历,轻视能力;重视历史背景,轻视现实情况的局面。随着社会经济的不断向前发展,工作能力逐渐显现的尤为重要,旧的档案管理制度已经严重阻碍了一个人自我价值的体现,因此想要适应新的形势格局,就必须对旧的人事档案管理制度做出改革和创新。

二、笔者认为人事档案管理制度进行改革和创新有以下几个途径:

(一)简化人事档案内容。目前我国人事档案内容分十大类,即:履历;自传;考察考核鉴定;学历和专业评聘职务材料(学生登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料。);政审材料;党团材料;表彰奖励活动;处分材料;工资职务任免材料;内容最多的是第三类,第四类和第九类,当然这三类也是涉及员工本人切身利益的最重要的三类材料,对于第四大类中的第一类学籍材料,就有简化的必要,小学、初中的学籍材料对员工的工作能力及其发展几乎没有什么作用和体现,完全可以放在第十类作为参考即可,其次高中以上的学籍材料,只需保留学籍表、成绩单以及学历证明材料即可,一些在学校的考核和评价表虽然在一定程度上反映了员工本身在学校期间的表现,但还是应当放眼于员工工作以后的表现,也就是说第四大类中的第二类技术职称材料,第三类科研成果,技术发明材料,第四类培训材料显得更为有价值。所以在校期间的一些考核或者评价表放散材料中也未尝不可。

(二)建立既“统一”又“分离”查询便捷的管理系统。所谓“统一”就是要求人事部门和档案管理机构一定要相互配合,紧密联系在一起,这在很大程度上有利于人事的调动和流动。所谓“分离”就是将在职人员与离退休人员的档案进行分开管理,在职人员的档案由在职单位和有关部门进行保管,离退休人员的档案则由另立的其他部门进行统一的管理。一方面这在很大程度上减轻了档案管理人员的工作压力,另一方面档案管理工作会相对更条理清晰,方便管理;这种专门管理离退休人员档案的方法,可以防止离退休人员的档案因得不到重视而毁损或丢失,从而丧失了部分档案材料的重要价值。

(三)建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构。关于人事档案管理,还可以建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构,虽然我国现存的人力资源机构和人力资源市场中心在一段期间内解决了一些人的档案保管问题,但档案取走或调转后出现退档情形,它们将不会再次接受,这就意味着一些人员的档案仍然无法得到有效保管,而且很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案,这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管,因此,建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构是有必要的,其次,这个机构不仅仅起到保管档案的作用,很多时候方便了对一个人信息和背景的了解,比如说一个人的保险信息是否有违法、违纪行为都可以从这个机构中得到权威的证实。

(四)建立现代化、开放式的人事档案管理的新模式。这是一个信息技术高速发展的时代,互联网拉近了人与人、地区与地区甚至国与国之间的距离,信息共享更是促进了社会的快速发展,采用现代化管理手段与方式管理人事档案是大势所趋,电子信息记录有效解决了无法通过纸质保存档案信息的弊端,利用计算机进行归档材料的记录和统计,提供各类统计材料、数据,办理综合查询、办理档案的借阅和归还手续;另外,在保障安全的情况下,实现人事档案的网络化共享,使档案管理变得更加便捷,有效解决了档案在流转过程中产生的信息不连续的问题,人事档案共享还能对公司或者单位的招聘提供极大帮助,从传统单一的人事档案管理手段到开放式的管理模式显然利大于弊。

三、结语

综上所述,人事档案的良好运行能够促进我国社会主义市场经济发展,人才和市场的重要纽带就是人事档案,人事档案管理工作不能一成不变,不能守旧,要从实际出发,打破传统管理模式,敢于改革和创新,以适应科学技术和社会的不断向前发展,从而真正达到使人事档案服务于人事管理,促进人事管理。只有这样,才能使人事档案更好地服务于社会,更好地适应社会主义市场经济发展需要。

作者:王丽涛 单位:河北省岗南水库管理局

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