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乡镇水利站档案资源管理的问题及对策

乡镇水利站档案资源管理的问题及对策摘要: [摘要]档案信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产,在水利建设事业中发挥着越来越重要的作用。乡镇水利站由于人员编制少、财力薄弱、任务繁重,且离县城有一定距离,导致档案信息资源管理不规范、利用不充分,…

摘要]档案信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产,在水利建设事业中发挥着越来越重要的作用。乡镇水利站由于人员编制少、财力薄弱、任务繁重,且离县城有一定距离,导致档案信息资源管理不规范、利用不充分,致使水利资源的科学配置失缺,形成生产资源的浪费。本文强调档案信息资源的管理必须提认识、强素质、抓管理、尽开发,从而促进档案信息的科学化。

关键词]档案管理;信息化管理;资源配置;科学管理

0引言

当今世界,经济全球化趋势汹涌澎湃,档案信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产,在各项建设事业中发挥着越来越重要的作用。在近年的水利机构改革中,县水务局二级原直管机构———乡镇水利站已划归乡镇直接管辖,成为“七站八所”的成员单位之一。乡镇水利站由于人员编制少、财力薄弱、任务繁重,且离县城有一定距离,导致档案管理工作存在诸多问题,亟待加以解决。

1档案信息资源管理存在的问题及原因

1.1对档案工作认识不高

乡镇水利站作为乡镇政府的一个重要职能单位,担负着全乡(镇)的农田灌溉、防汛抗旱、排渍重任。他们工作的好坏直接关系到全乡(镇)农业生产的成与败,农作物产量的高与低,农民收入的多与少。因此,个别水利站领导,包括分管水利工作的乡镇领导把主要精力集中到了如何做好业务工作上。在他们的潜意识中,水利站的主要任务就是加强水利基础设施建设,搞好防汛抗灾和水利排灌工作,确保全乡农业丰收,至于档案工作可有可无,无需提到议事日程。因而,在档案经费安排、档案人员配备、档案设施添置上马虎应对,“得过且过”,致使水利档案工作流于形式,轻于管理,造成了很大的被动性和盲目性。

1.2档案管理资金严重不足

乡镇水利站划归乡镇政府管理后,由于不少乡镇财政吃紧,支大于收,因而在对待水利站的财政预算方面,除了保障水利工作必要经费和单位“人头经费”外,几乎没有安排档案专项经费。据县档案局对全县12个乡镇水利站的调查,得知真正有专门经费安排的乡镇只有2个,占整个乡镇数量的12.6%。其他单位均是从事业经费拿出少得可怜的资金用于档案工作,从而导致了专项经费严重不足,档案工具、设备、用品无法添置,档案工作受到严重制约。以致出现了“七站八所”“下放”初期,乡镇水利站档案堆放在单位走廊门角的现象,令人痛心。

1.3档案管理人才明显缺少

由于乡镇水利站人员少,任务重,加之某些领导重业务轻档案,导致档案人员引进少、培训少、待遇低,尤其是懂档案、高素质的专业人才更是凤毛麟角。据县档案局对全县乡镇水利站调查,95%以上的乡镇水利站没有专职档案人员,大部分单位的档案都由办公室主任或财务人员兼任。不仅如此,兼职档案管理人员专业素质普遍较低,对于档案的收集、整理、归类、检索、保管知识“胸无成竹”。在日常档案工作中,他们只是简单从事,应对检查,根本适应不了档案工作发展,大部分的档案经不起专业检查和验收。

1.4档案保存管理不规范

由于乡镇水利站档案管理人员对档案管理系统知识掌握不多,加之档案配套设施不齐备,档案专项经费明显不足,导致乡镇水利站档案存管不规范、不严谨。出现如下几种状况:一是档案存管室与办公室重叠,许多档案资料与办公室资料混淆,有用的档案资料丢失现象时有发生;二是档案材料提交不及时,有的虽提交了但内容缺少、形式不符合要求,基本上还是处于原始状态;三是没有区分,将有效材料与无效材料叠加、混合,致使档案整理、归类工作难度很大。

1.5档案开发与利用不充分

有的乡镇档案管理工作做得比较好,分类也较为完善,存档数量也不少,而且重点工程的档案也做得较为齐全、扎实,如除险加固工程、饮水安全工程、河道治理工程等方面的档案收集、整理工作都做得很好,为实现档案信息资源共享打好了基础。但是,由于政府和部门对档案开发利用认识程度不高,并未对这些利用价值很高的档案引起重视,也未很好地开发档案资源,导致有用的档案资料未能发挥应有作用,被白白浪费,成为了令人遗憾的事情。

2档案信息资源管理问题的应对

2.1努力提高对档案工作认识,解决实际问题

全面提升档案管理水平,关键还是要提高乡镇分管领导、水利站领导对档案工作的认识。要提高认识,重要的途径是通过广泛宣传、学习、会议,促使主管领导、分管领导、档案人员加强对《中华人民共和国档案管理法》《档案法实施办法》等法律法规的学习,让他们明了《档案法》的严肃性,提高档案工作的自觉性,从而端正重业务轻档案的错误思想;让他们懂得档案工作能为水利事业提供资源、开发利用,能促进水利事业发展的道理。只有领导的认识提高了,他们才会制订过硬措施,拿出可行方案,切实解决档案人员编制问题、档案经费投入问题、档案开发和利用问题。

2.2稳定人员编制,提高档案人员业务素质

档案人员的工作性质特殊,专业性很强。单位领导应对档案人员的编制进行固定,一般情况下,不要轻易变动档案人员的岗位,也不要让档案人员身兼数职,更不要让档案人员位置长期缺失。如果单位档案人员被调走,单位领导应及时补充,确保档案工作的连续性。此外,我们还应当针对实际情况,积极选送档案人员参加上级举办的档案专业知识培训,鼓励档案人员自学,鼓励档案人员考取职称,激发档案人员的学习热情,提高档案人员业务素质。

2.3完善制度,确保水利档案管理规范有序

领导是关键,制度是保障。没有行之有效的制度约束,任何事情都会变成空谈。根据乡镇水利站档案管理的实际情况,乡镇水利站应建立和完善各种档案制度,如《档案员岗位责任制》《文书档案归档制度》《会计档案归档制度》《设备档案归档制度》《水利工程归档制度》《水情资料归档制度》等,并按照制度认真执行,做好各类资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用工作,并适时开展档案工作检查,奖勤罚懒,奖优罚劣,这样,才能确保水利档案管理规范有序。

3结语

档案是为单位事业服务的,档案是为经济建设服务的。同志曾指出:“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来……”为此,在水利事业建设中,我们应积极开发水利档案资源,将各种信息资源分配给单位急需的地方,这是档案管理的终极目标,也是档案自身价值得以体现的关键所在。档案管理人员也应当勤奋踏实,多花工夫,围绕单位的发展,为了水利事业的需要,编写多种检索工具,掌握市场信息,开发新产品、新技术,变被动服务为主动服务。

主要参考文献

[1]张清珍.论数字化信息化档案的价值及发展[J]办公室业务,2013(3):122-123.

作者:李平 单位:湖南省南县水务局

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作者: 中国论文网

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