行政管理信息化发展思路

摘要：随着全球信息化建设的高速发展，我国在信息化应用领域也实现了巨大的突破。近年来，我国信息化建设的投入不断增加，信息化建设成为了企事业单位、行政机关缩短办事时间、提高工作效率的重要抓手和工具，信息化成为企事业单位走上快速发展的高速公路。然而，信息化的实现过程因受各方面条件的影响也并非一帆风顺，单位往往缺少相关的专业知识，缺少相关技术人员，虽知信息化会给企业带来巨大的实时便利性，但不知道该如何进行信息化。因此，本文对行政管理信息化建设的发展模式进行深入的探讨。

关键词：行政管理；信息化系统；模式

企业行政管理是企业运行的核心，是企业决策管理的中枢神经，企业建立合理有效的行政管理信息系统对企业的业务管理、财务管理、人员管理等高效运转起着重要的协调作用。然而，随着企业规模的逐步增大，行政管理的内容逐步增多，行政管理部门就面临人手严重不足的情形，如果简单通过增加行政部门人员编制的方式来解决，那将会导致行政部门规模过度膨胀，不利于企业结构的合理升级，而解决行政管理工作增长的最佳途径便是信息化。下面我们就从几个方面来逐步分析一下企业行政管理信息化建设的开展的过程。

一、第一步，对已有行政管理工作进行梳理

企业行政管理主要包括日常行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理和财务会计管理等四个主要方面，即人、财、物、事。人力资源管理，是在经济学与管理学等相关知识体系的指导下，通过招聘、培训、薪酬等管理形式对相关人力资源进行有效调配，满足企业眼前及未来发展的需要，保证企业目标实现与成员发展的最大化，即预测企业人力资源需求并作出人力需求计划、招聘选择人员、绩效考核、报酬支付等结合组织与个人需要进行最优组织绩效的过程。学术界一般把人力资源管理分八大模块或者六大模块：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。财务管理是在一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金），以及利润分配的管理。财务管理是企业管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作。简单的说，财务管理是组织企业财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作。物品管理，主要指相关办公物品的计划、采购、分发和保管及销毁的相关管理，目的在于规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。制度的实施主体一般是企业的行政部或者是办公室。办公事务管理，主要包括文件管理（行文管理、往来信函管理、文件督办管理、客户投诉、报表发送管理和表格请印管理）、车辆管理（车辆费用支出管理、车辆使用纪录、车辆登记、交通事故管理等）、财产管理（财产登记、财产维修、财产增减纪录和财产投保情况等）、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理等。以上便构成了行政管理工作的主要内容。我们可以清楚看到行政管理工作的面广与繁杂。如果单纯某一项具体工作，可能工作量并不太繁重，但如果每项工作均由专人负责，将会造成人员的巨大浪费，这也凸显出信息化工作的重要性。

二、第二步，根据工作内容及特点筛选具有日常性和重复性的工作

信息化的目的就是将繁杂无序的重复性劳动条理化，因此，在完成了行政管理工作的归纳整理后，就需要将日常性和重复性的工作筛选出来。由于企业结构和管理模式的不同，行政管理的内容也稍有不同，筛选过程没有固定的参考模式，需在工作的过程中不断累积整理，整理出日常性的重复性劳动。如人员考勤、绩效管理、财务报销、设备管理等。梳理的过程可以参照工作中付出的实际时间和精度要求，对于需要耗费大量工作时间或对信息的精确度要求较高的工作，应首要考虑。在甄选过程中需要着重考虑以下几点：一是此项行政工作涉及的相关方的计算机操作水平以及使用环境，如不具备计算机使用的硬件或网络条件，或操作者年龄太大不熟悉电脑操作等。二是信息化所付出的支出收益比，如信息化的投入要大于人员投入，则应慎重考虑。三是业务工作的其他特殊要求，如保密性要求、制度性要求、存储性要求等，如部分内容根据规定必须有纸质性的亲笔签字盖章等，这部分内容就不适于进行信息化。

三、第三步，对筛选后的工作内容建立标准的管理流程

众所周知，信息系统最擅长的是将重复劳动变得简单化，但信息系统也不是万能的，它是在人为设计的功能逻辑中完成指定的指令和操作，这种功能逻辑将包含行政管理工作的各个环节和先后流程，功能逻辑的设计是信息化系统建设成功与否的重要环节，它需要业务管理部门根据多年工作积累的经验，对整个业务管理的流程进行规范和设定。为保证信息化工作的顺利进行，业务流程的整理和规范往往需要高层管理人员的充分介入，对需要或正在进行质量管理体系认定的单位，可以以此为契机，将业务梳理与流程规范结合起来，也将会达到相辅相成、省时省力的效果。

四、第四步，寻找信息化建设的着手点

在做好所有上述工作后，就进入了信息系统的实施阶段。目前的实施方式主要有三种：一是寻找免费的信息化系统，信息化建设进入中国也已经历了十几年的历程，在这过程中，也产生了许多开放性的系统供免费使用，但这些系统往往具有一些局限性，如功能不全，流程设置简单，且往往为单机版系统，很难进行数据分发汇总等，此方式较难实现。二是购买成熟的商业化软件，如财务软件、OA软件等，这些软件一般在流程设计上充分考虑了此类工作的共性和特性，仅需完成一些设置即可投入使用，缺点是管理流程相对死板，无法对一些特殊要求进行订制，如需对部分内容进行调整，成本很高。三是寻找专业软件公司进行软件开发订制。近十几年来，各类的软件公司雨后春笋般的出现，足可看出软件市场的繁荣景象。同时，随着专业化的不断细化深入，不同软件公司所侧重的业务也区分较大，有的专注于财务软件，有的专注于数据收集处理。软件开发订制是满足企业软件需求最好的方式，企业可以完全按照自己的需求提出软件的设计参考意见。专业化订制的缺点是，部分单位可能根据相关政策管理的规定，对软件系统的开发需要采用招投标等方式进行，委托模式相对复杂，同时也需要较多的资金支持。综上可见，信息化建设工作是一个复杂的工程体系，涉及企业整个业务流程，除了具体的系统软硬件的开发配置外，还包含整个业务流程的规范和整合，企业可根据自身的资金情况、工作流程复杂程度、已有信息化情况等选择适合自己的实现方式。

参考文献

[1].纪骄.我国企业行政管理的问题分析[J].经营管理者.2012.

[2].李素英.行政管理工作的现代化及其效率的提高[J].辽宁工程技术大学学报（社会科学版）.2001.

作者：陈红 单位：煤炭科学技术研究院有限公司