谈人力资源档案管理及信息化建设

摘要：当今社会已进入到信息化时代，信息技术的快速发展以及广泛应用，对各个领域的发展进步产生了极为重要的影响。在高校人力资源档案管理工作中，信息技术的引入和应用，对档案管理质量和效率的提升，产生了极为重要的促进作用。在当前环境下，高校人力资源档案管理工作的信息化发展，已成为一种必然趋势。同时，加强高校人力资源档案管理的信息化建设，也是在现代社会经济环境下高校进行人力资源管理的必然要求。本文对高校人力资源档案管理及信息化建设进行深入的分析和研究，并结合实际情况，提出科学、合理的建议，为推进我国高校人力资源档案管理的信息化发展，发挥积极的促进作用。

关键词：高校；人力资源；档案管理；信息化建设

传统手工档案管理模式效率较为低下，而且管理过程复杂繁琐，工作量庞大，还容易受到人为因素的影响，导致档案管理工作发生差错。随着现代社会经济的不断发展，在快节奏的现代社会环境中，传统档案管理方法已无法满足高校的发展建设要求。基于信息化时代背景，我们必须要加强对高校人力资源档案管理的信息化建设。这已成为高校人力资源档案管理发展建设的必然趋势，对高校现代化建设，也具有极为重要的影响。高校人力资源档案管理的信息化建设，能够充分发挥人力资源档案的作用，对推动高校规范发展，为用户提供可靠的档案信息支持，具有极为重要的现实意义。

一、高校人力资源档案信息化管理的发展现状

(一)管理机制不完善目前，我国高校在人力资源档案管理工作中，虽然设立了档案管理部门，但是管理人员较分散，大多是由其他部门的工作人员兼任档案管理工作。这就没有形成系统的管理机制，影响了高校人力资源档案管理工的效率和质量。由于高校的人力资源档案管理机制不完善，因此，其对档案信息化建设，造成了严重的阻碍。目前，很多高校仍在采用传统的档案管理机制，即实施多头管理，这种管理模式不利于形成统一的管理标准和管理制度。在多头管理模式下，各个部门在开展档案管理工作的过程中，只根据自身的需求制定管理制度和工作方式，没有站在整体角度综合分析高校人力资源档案管理工作的发展要求。这就导致在档案管理工作中，存在多种管理标准和管理机制。实施统一的档案管理标准和机制是进行人力资源档案管理信息化建设的前提条件。显然，多头管理模式无法达到信息化建设的要求，这就成为了高校人力资源档案管理信息化建设过程中的阻碍因素。在高校人力资源档案管理工作中，管理人员的专业素质水平较差，无法满足档案信息化建设的要求。在高校人力资源档案管理工作中，管理人员普遍由其他部门工作人员兼任，没有接受过系统的档案管理培训，其档案管理专业知识和技能水平较低，档案管理能力也非常有限。这严重限制了高校人力资源档案管理机制的建设和完善[1]。

(二)资金投入不足近年来，随着我国社会经济的高速发展以及教育改革政策的不断深化，高校纷纷加强建设，进行教学改革和创新。大部分高校在建设过程中，只重视对教学方面的建设和改革，没有重视对高校人力资源档案管理信息化方面的资金投入和信息化建设。由于资金投入不足，缺少资金的支持，我国高校的档案管理信息化建设整体发展水平不足，而且存在较为严重的信息化建设不均衡的现象。由于后续资金不足，因此，一些高校人力资源档案管理信息化建设停滞不前，无法得到有效的发展。目前，在我国高校人力资源档案信息化建设过程中，受到资金投入不足的影响，其信息化发展不均衡的现象主要表现为，高校普遍盲目加强档案管理信息化的硬件建设，却没有在软件方面投入资金进行建设。相关管理软件以及管理技术，也是加强高校人力资源档案管理信息化建设的重要组成部分。大部分高校都没有加强这方面的建设，仅是为档案管理添设计算机、扫描仪等硬件设备。由于档案管理信息化建设的不均衡，因此，高校人力资源档案管理的发展进程受到严重的阻碍，无法真正提高信息化水平。

(三)缺少专业化管理人才目前，大部分高校的档案管理人员多由其他部门的工作人员兼任。这些人员既没有接受过专业化的档案管理培训，也不是档案管理部门的正式工作人员。在高校人力资源档案管理工作中，部分档案管理工作由老年员工负责。他们年龄较大，对现代化的档案管理软件、管理设备等接受程度较低，自身学习能力也有所下降。这就导致老龄档案管理人员无法有效利用信息化技术设备实施档案管理工作。因此，高校档案管理人员普遍缺乏专业化的档案管理素养，档案管理知识和技能水平较差，缺少档案管理工作经验。这就导致高校人力资源档案管理的整体水平较低，而且受到档案管理人才不足这一因素的制约，高校的人力资源档案管理水平迟迟得不到有效的提高[2]。

二、高校人力资源管理信息化建设的主要措施

(一)完善人力资源档案管理体系构建完善的人力资源档案管理体系，是有效提升高校人力资源档案管理水平，提高信息化建设水平的重要保障。完善的管理体系，是有效调整管理手段，使人力资源档案管理机制得到科学化、规范化发展的必要前提条件。高校应对档案管理人员的工作流程、言行、管理方法等等，进行明确规定，有效优化档案管理工作机制，从根本上为加强高校人力资源档案管理信息化发展建设，奠定良好的体系基础，提供必要的制度保障。在完善人力资源管理档案体系的过程中，高校应根据实际发展要求，对人力资源档案管理信息化建设进行创新，从而使档案管理工作能够真正发挥作用，使信息化的档案管理模式得到有效的完善和发展，并充分发挥着档案的重要价值，为自身的发展建设提供有力的支持。

(二)推进高校人力资源档案数字化建设推进高校人力资源档案的数字化建设，是实现高校人力资源档案信息化发展的必要前提条件。传统纸质档案在收纳管理工作中，往往会形成庞大的工作量，使得管理工作难度大，管理流程繁琐，对档案的查阅和使用也极不方便，影响了档案价值的充分发挥。因此，高校必须要大力推进人力资源档案的数字化发展，建立计算机数据库来存储档案信息，并对其实施统一管理。高校要利用自计算档案信息管理系统，对档案内容进行快速、高效、准确的整理和归纳，还要利用计算软件对档案信息进行快速检索查询，从根本上解决传统档案管理工作中存在的诸多问题，有效提高档案信息的利用效率和应用的便利性，使档案信息能够在自身发展建设过程中，发挥更加重要的作用[3]。

(三)加强网络管理安全维护高校人力资源管理信息化的发展建设，是以计算机网络技术为基础和依托的，也存在网络安全问题。计算机网络一旦出现安全事故，就会造成档案信息泄露，给高校造成极为严重的损失以及恶劣的社会影响。因此，高校在进行人力资源档案管理信息化建设的过程中，必须要高度重视网络管理安全问题，从而有效保证档案信息的安全性。在人力资源档案管理信息化建设过程中，高校要加强网络管理的安全性，就必须要根据档案信息的重要程度，对其机密等级进行科学合理的划分，并进行备份和加密处理。同时，高校还要构建完善的保密管理制度，加强对管理人员的安全意识培训，制定完善的责任机制，科学划分职责范围，明确管理任务，建设完善且严密有效的安全防护体系，从而有效保证高校人力资源档案信息化建设的安全性。

(四)提高管理人员的专业化水平在高校人力资源管理信息化建设过程中，管理人员的专业化水平高低，对档案管理信息化的发展进程以及实施效果，具有至关重要的影响。因此，高校必须要重视对管理人员专业化的培养工作，加强对管理人员的专业化培训。高校通过定期培训，聘请专业档案管理人员对档案管理工作专业知识和技术进行讲解以及操作演示，从而有效提升高校档案管理人员的专业水平，为其人力资源档案管理信息化建设，奠定重要的人力资源基础。管理人员还要不断提高自身的专业素养，包括学习先进的档案管理理念，熟悉运用各种信息化技术和设计，从而有效推动高校人力资源档案管理的信息化发展[4]。

三、结束语

总之，高校必须要对档案管理信息化建设给予高度重视，加强投入力度，从多方面着手全面加强档案管理信息化建设，为推进高校教育改革发挥积极的作用。

参考文献

[1]韦涛.大数据视域下高校人事档案信息化建设的探讨[J].数字化用户,2019,(18):118,126.

[2]刘贝贝.人事档案管理信息化建设刍议[J].档案时空,2018,(12):37-38.

[3]亢云洁.大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设[J].科技视界,2018,(21):125-126.

[4]王琼.关于高校教师人事档案管理的思考[J].才智,2017,(24):183-184.

作者：韩云松 单位：三门峡职业技术学院