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会计电算化应用风险与对策

会计电算化应用风险与对策摘要:摘要:本论文具体讨论了事业单位会计电算化在具体应用中风险,比如职业道德风险、操作风险、制度风险、软件风险、硬件风险、维护风险、内控风险。每个风险产生机制不同,其形成的具体对策也存在差异。希望本文讨论内…

摘要:本论文具体讨论了事业单位会计电算化在具体应用中风险,比如职业道德风险、操作风险、制度风险、软件风险、硬件风险、维护风险、内控风险。每个风险产生机制不同,其形成的具体对策也存在差异。希望本文讨论内容对我国事业单位会计电算化的具体应用具有一定的帮助。

关键词:事业单位;会计电算化;风险对策

事业单位的财务部门主要工作为收支预算以及资产管理两大部分,随着我国经济发展,事业单位财务管理难度增加,进行会计电算化是提升财务管理效率的有效方式,然而实际操作中,存在着由主客观导致的多重风险,对这些风险进行科学预控是降低国家资金资产损失的关键一环。

一、会计电算化应用中的风险

1.职业道德风险

会计岗位本身需要从业者拥有较高的思想觉悟和专业技能。然而随着我国经济发展,社会对财务人员的需求量加大,导致会计这一职业的考核相对松懈,使得会计队伍思想素质和技术技能良莠不齐。行政事业单位财务人员利用职务之便侵吞财产,或者在其他人授意下为其侵占财产提供便利,类似于这样的事情时有发生。职业道德风险和财务管理人员主观意识有关,具有不可预测性,而且因为电算化实现了网络操作为资金转移提供方便,故该风险必须成为事业单位财务电算化应用第一风险因素[1]。

2.操作风险

操作风险存在两种形式,一是财务人员主观故意出具虚假电子凭证、电子账簿,从中渔利。这种情况下会给单位审计造成影响,使其不能有效地发现财务管理存在的问题,影响其“总结-评价-规避”的作用机制的发挥,即操作风险会导致审计风险的提升[2]。二是非主观故意而是操作失误导致的损失,比如在支付中打错了账户、数字填写中数字填错等。操作风险的根本原因在于制度不健全和培训的不到位,导致操作者精神松懈,技能低下。另外操作风险也可以导致整个系统崩溃,影响财务工作进程,严重地会导致单位违约,需要交纳违约款,给单位造成一定的损失[3]。

3.制度风险

事业单位如果制度不全,会导致一部分人以权谋私。而电算化应用,让资金转移操作简单化。进一步说,制度点风险和电算化应用风险是彼此影响的,会导致单位处在较大的风险当中。比如关于资金、资产管理的制度不详细,导致会计人员帮助一些人做假账,以权谋私;收支预算制度不健全,导致的内部控制不到位,造成单位活动出现了资金浪费等[4]。总而言之,制度风险包括了制度不全导致的风险,也包括了监督不善导致的制度不能落地从而出现的一些风险,而电算化应用使得该风险扩大。

4.软件风险

软件风险指的是会计电算化软件带来的风险。第一,现阶段主要体现是,会计人员对电算化系统功能利用不全,主要在报账、收支预算管理方面应用较多,而对于其带有的财务分析功能等使用率低,而恰恰财务分析对于单位财务管理具有促进作用。即因为这一功能使用少,导致财务管理工作效率低下。第二,会计电算化软件系统存在漏洞,或者计算机软件系统存在漏洞,被病毒攻击以后造成信息泄露。事业单位掌握着国家一部分重要的信息,而这部分信息以财务信息为核心,如果其被黑客所得,对国家会造成严重的损失。

5.硬件风险

会计电算化软件必须有相应的计算机硬件来支撑,如果硬件质量不足,或者硬件之间存在不兼容,就会影响软件功能发挥,从而降低会计人员工作效率。甚至于因为硬件冲突造成乱码,或者导致存储数据被毁。而被毁掉的数据需要采用专门的修复技术才能予以恢复,一般这种恢复要视信息重要程度而收费,不仅价格不菲,恢复后数据也不一定完整。最主要的是,修复数据过程中如果数据被拷贝,后果不堪设想。

6.维护风险

事业单位采购电算化软件之后,会和软件开发者形成合作,后者要定期给前者提供维护,或者在前者要求下进行一些技术培训以及系统诊断。但如果对方人员少,便可能延迟提供服务,这对于事业单位来说很可能造成损失。另外维护风险就是维护人员趁客户不备将电脑中重要数据拷贝销售获得不法之财。亦或者维护人员技术水平问题,导致系统问题更加严重。另外,还存在软件开发单位有意刁难不履行合同,或者而不进行售后维护的风险。

7.内控风险

内控风险即事业单位财务信息内部控制风险。事业单位部门人多员杂,不能保证内部人员都是守法人员。如果财务人员没有给系统加密,就会导致其他人随意登录复制信息,造成单位信息外泄。造成这种风险的原因有几种:第一,单位制度不全,没有要求地重要信息予以保护;第二,财务人员风险意识低,没有意识到内控重要性;第三,财务人员主观故意不予加密,导致的信息外漏。总而言之,事业单位财务管理中会计电算化应用存在以上风险,这些风险可能单独存在也可能联合存在而且彼此产生影响机制提升风险级数。如果不能正视这些风险,建立风险预测机制,必然会对单位造成损失。

二、规避会计电算化应用风险的对策

1.人力资源严把招聘关

单位招聘财务人员时,要对其思想品德、业务能力、操作水平等进行综合考评,择优入取。要在工作过程中,机动灵活地进行相关政策学习,提升其法律意识,使得会计人员能够端正认识,使其根除那些违法思想。只有如此才能确保利用电算化软件工作过程中,能够积极认真履行职责,积极地发现管理的疏漏之处,减少单位损失,保护国家财产。

2.加强内部审计,杜绝违规操作风险

事业单位必须要定期内审,对财务工作情况以及整个单位的内部控制进行审查。为了确保内审部门对财务工作的监督作用得到发挥,在部门架构设置上实行内审机构和财务部门并列。在工作中,需要内审部门对财务部门进行动态监督,对其存在的错误工作予以及时纠正,确保财务提供虚假记账凭证的情况得到控制。当然,审计部门也必须要精通会计电算化软件操作,否则就是行外指导行业,难以达成监督成效。另外,对于财务部门操作风险,还需要技术部门配合,对其进行系统培训,提高其操作水平[5]。

3.建立健全财务管理制度

具体来说就是针对财务部门工作予以规定,包括财务报表制度、财务岗位管理制度、财务绩效考核制度、财务收支预算制度、财务审计制度、财务内部控制制度、财务报销制度、部门岗位奖金制度等,只有分门别类地细化制度,才能确保制度约束,降低会计人员以及其他主体违法操作,保护单位以及国家财产不受损失。另外,要将电算化应用和这些制度充分融合,从而打造财务部门信息化管理机制,对财务信息能够做到科学分析,找到资产、资金浪费之处,提升财务管理效率。

4.科学升级系统培训

为了减少系统漏洞,保持软件高效运转,需要在开发单位指导下系统升级。每一次升级都需要对功能作用熟悉一遍,要进行系统培训。在培训中要充分明确电算化软件的优势和劣势。比如优势是虽可以提高工作效率,劣势是在使用初期必须要对一些命令功能予以学习,这对于一些年龄大的财务人员来说存在很大的压力。培训人员需要对其进行计算机基础知识培训和电算化软件培训,并能够耐心指导其使用,对使用过程中出现的问题予以解答,确保其在短时间内熟悉系统正确操作,最终实现传统管理模式向电算化管理模式转变。鉴于操作风险对单位资产资金的影响,需要在培训过程中,对容易发生错误操作的部分进行充分讲解,提高会计人员对此的注意,做到有效规避。

5.做好硬件维护工作

按照会计电算化软件对硬件的要求来匹配各种硬件,使得硬件之间兼容性提升,降低蓝屏等故障出现次数。平时要轻拿轻放,不要强烈震荡,有效避免硬盘损伤,确保数据完整。要积极地清理卫生,保持环境清洁,避免电脑主机内灰尘过多导致的散热不良。要确保单位内线缆通畅,从而为电算化形成数据传输提供保障。

6.定期维护

事业单位财务部要积极地联系电算化软件开发单位,对其进行定期维护,提高其稳定性,确保财务工作顺利开展。为了避免维护工作带来的风险,首先,要积极地拷贝数据,将其另存。其次,要选择技术高负责任的维护人员或者业务人员,防治维护中发生各种意外。要和维护人员搞好关系,这样可以在故障发生后,可以让其短时间到场,缩短等待期。最后,为了确保得到良好的售后服务,可以和开发单位签订合同,以具体条文来规定彼此责任和义务,防止后期责任不清导致的维护不利。

7.加强安全管理内控水平

首先,要针对财务部门进行安全教育,提升其安全意识。其次,要将安全内控写入考核系统,使其和奖励挂钩,确保会计人员主动提升安全控制能力,比如设定电脑用户密码、文件密码。其次,人力资源要负责密码分配,对于内部公开的文件用统一密码,要求密码不可外泄,对于高度机密文件则需要专用密码。然后,要组建单位电脑维护团队,积极地建立防火墙,提高黑客入侵难度,保证财务信息得到高强度保护。另外,事业单位财务管理存在监督力度不足情况,即上级对下级单位监控不足,其也属于内控问题。为了解决该问题,事业部门上下级之间应该实现软件系统对接,确保专款专用,减少国家财产浪费。同时也涉及到了上下级单位之间电算化报表的传输,故此需要对这些文件予以加密,防止泄露[6]。

8.建立风险测机制予以工作总结

具体风险预测指的是对导致风险的一些因素进行讨论分析,建立一个科学的评估体系,比如软件质量、硬件水平、会计能力、制度内容等,并将这些影响因素予以评级,对威胁程度高的因素予以关注,并给出具体的预防措施。这样可以做到事前预防,有效地降低风险的发生。而所谓的工作总结,则是要求财务部门就会计电算化工作予以阶段性总结评价,对工作效率、出现的问题等进行总结,从而有效弥补不足,不断提升工作水平。事业单位会计电算化应用必须要谨慎,因为其掌握着国家的一部分资源、资产、资金,一旦误操作导致信息泄露后果不堪设想。而且电算化工作还存在其他客观风险因素,这些因素彼此影响,会造成连带反应。因此有必要对这些风险进行研究,从会计人员为代表的主观因素、制度为代表的客观因素综合入手,形成系统的风险规避措施。

参考文献:

[1]刘建平.浅析会计电算化风险及防范[J].卫生经济研究,2003,(z1):63~63.

[2]田欢.会计电算化在应用中的风险与对策[J].财经问题研究,2016,(S1):54~58.

[3]刘文华.会计电算化带来的审计风险[J].中国审计,2010,(11):60~61.

[4]黄大双.浅谈会计电算化环境下的企业内部控制[J].财会通讯,2009,(35):102~103.

[5]辛金国.会计电算化复合人才培养的设想[J].工业技术经济,1997,(3):44~45.

[6]路露.会计电算化的风险与规避研究[J].会计师,2011,(3):61~62.

作者:郑颖 单位:绥中县就业和社会保障服务中心

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作者: 中国论文网

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