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谈急救中心档案信息管理体系的健全与完善

谈急救中心档案信息管理体系的健全与完善摘要: 摘要:医疗急救中心档案是社会公共卫生体系急救医学的基础。其档案信息管理体系的健全与完善,是发展档案事业的基本要求,是档案服务于社会与公众的需要,是提高急救速度与效果的保障。文章根据医疗急救中心急救系统…

摘要:医疗急救中心档案是社会公共卫生体系急救医学的基础。其档案信息管理体系的健全与完善,是发展档案事业的基本要求,是档案服务于社会与公众的需要,是提高急救速度与效果的保障。文章根据医疗急救中心急救系统档案管理存在的问题,就档案信息管理体系的建立与完善深入研究,并进行系统表述。

关键词:急救中心;档案信息管理体系;健全与完善

急救中心档案信息是以不同载体保存的历史记录。这些具有利用价值的资料是档案工作的基础,必须具备一定的完整性。但由于对其重要性缺乏足够的认识,急救中心档案基础工作还不够完善;人员操作随意不规范;资料收集不够及时;工作欠协调;借阅手续不严格;制度有待进一步健全;致使档案资料分散,收集遗漏,以至导致一些资源的损失。因此,必须加以进一步规范与改进,从档案信息的内容要素、收集传递,到保存利用等,形成一整套科学严谨的管理系统。

一、档案信息资源收集范围的界定

档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展,社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中,急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息,不仅是医患纠纷处理的法律依据,还是医院应急能力及专科特长的实际体现,是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。1.急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立,整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料,以及组织机构的变迁;印模式样的启用更改;文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。2.院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始,到现场抢救,送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施,小到出车车型、车速、行车公里数,细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料,都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后,还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统,实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询,而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。3.中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时,急救中心还要拓宽档案信息资源,进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件;二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件;三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训,及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集,以充实档案信息,实现资源共享。

二、收集方式的创新

丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式,往往可以收到事半功倍的收集效果。因此,很有必要打破按部就班的收集习惯,多管齐下,迅速及时地获取完整齐全的档案信息。1.主动出击收集法。急救中心档案工作人员可以改变坐等报送档案资源或被动接收的传统做法,采取积极采集方式,真正走出办公室,加强与各科室相关人员的联系和协调,确保档案信息能及时收集,了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手,亲自进行中心召开的大型会议的拍摄,或参与重大事件与活动的拍摄,直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。此外,为方便应急事件的处理,档案部门还可以主动建立以辖区户主姓名、家庭住址、联系电话等信息为内容的社区居民急救信息档案。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储,以及联系电话等相关信息,以便在紧急情况下迅速确立处置预案,为病人赢得更多抢救时间。2.档案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构,在各科室设立兼职档案员,正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送,并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料,在鉴别分类的基础上,整理归档,统一进行分卷编号,列出目录明细,以备检索查询。3.“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料;同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料;机关工作人员调离退休变动時需要移交的文件材料;上级部门授予的荣誉证书;以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集,极易散落在部门或个人手中,档案工作人员要主动提醒,及时追踪收集催交。4.电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及,急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能,通过上传方式进行文件和图片资料的收集,形成电子文档,方便查询与共享。

三、档案管理制度的完善

急救中心档案信息管理体系的健全与完善,不仅要明确档案信息收集的范围,在收集手段方面还要适应新形势的需要和变化,建立一系列档案管理制度,用健全与完善的管理制度做保证。1.档案管理人员职责的制定。以《中华人民共和国档案法》为依据,结合院前急救医疗工作的特殊性,制定《专职档案管理工作人员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》等规章制度,强调档案集中统一的管理原则,在明确专职人员收集、整理、归档、保管、保密、监督等方面的责任的同时,明确各科室兼职档案员的职责,要求将分散在各科室的文件、信息资料随时收集整理,送交归档。2.档案管理制度的制定。通过《文件资料收集整理的规定》、《立卷和归档工作的具体要求》、《档案的保管条例》、《档案分类编号标准》等各项管理制度的制定,明确文件信息资料收集分类、排序立卷、保管时间期限、查询借阅、档案保密、档案利用与销毁鉴定等事项及要求,所有制度以文件形式下达,确保档案工作的严肃性、规范性、科学性与条理性。特别是《档案借阅制度》,必须强调借阅登记手续的办理,借阅档案的及时归还,不得随意涂改损毁;若需卷宗拆线,必须获得档案室的同意。3.档案知识教育培训制度的制定。根据形势的发展变化,不断组织档案部门专职人员,以及各职能科室兼职人员进行以档案知识与管理制度学习为内容的专题培训或短训。并通过专题会议、讲座、橱窗、板报等多种形式,进行急救系统档案管理重要意义、档案收集整理的基本操作流程与技能,以及注意事项等相关知识的宣传,提高大家的认识,丰富专业知识,激发其工作热情及主动性,从而加强档案管理工作的科学性,促进档案管理水平的大幅提高.

参考文献:

[1]刘丽.大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集(上),2016

[2]唐梦雅.浅谈急救中心档案的现状与对策.法制与经济月刊,2015(8)

作者:王彩虹 单位:太原市急救中心

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作者: 中国论文网

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