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企业会计电算化内部控制研究

企业会计电算化内部控制研究摘要:会计电算化,即在会计工作中应用电子计算机,通过电子计算机等现代化数据处理工具,对财会的数据和信息进行系统的处理和控制,建立相应的数据库,将计算机网络技术应用到企业的财会管理工作中去。通过这种方法,使得…

会计电算化,即在会计工作中应用电子计算机,通过电子计算机等现代化数据处理工具,对财会的数据和信息进行系统的处理和控制,建立相应的数据库,将计算机网络技术应用到企业的财会管理工作中去。通过这种方法,使得在财务工作中信息处理方面有了一定变化,也使得会计的工作机制发生了很大变化。为保障企业效益,就必须对会计电算化实行内部控制。但是就现在的情况而言,我国企业对会计电算化的控制还存在很多问题。

一、企业会计电算化系统内部控制的特征

(一)程序控制和制度控制并存的控制手段

企业会计电算化系统内部控制的最显著特征是程序控制和制度控制并存的控制手段。在企业的传统内部控制系统中通常采用单一的制度控制手段,但在会计电算化的管理模式下,程序控制和制度控制有效结合了起来,使得企业的账目核对、总账汇总、编织科目等活动更为便捷、高效。此外,通过这种控制手段能够将内部控制功能有效整合到电算化的系统中,为系统增加了余额检验、借贷校验等功能。

(二)内部控制的内容更加丰富

会计电算化的应用为会计工作增添了许多新内容。在会计电算化内部控制体制中,会计人员不仅需要完成各种纸质数据的记录和保存,还需要将数据录入到计算机中进行存储。因此,会计人员要掌握一定的计算机操作技能。此外,为维护会计信息安全还要设置专门的计算机维护管理人员,对计算机的运行状态进行定期检查,排查系统中的漏洞和病毒,提高会计信息存储的安全性和稳定性。

(三)企业会计部门的人员结构发生变化

在计算机应用下,企业会计部门的人员结构组成发生了极大调整,因此在内部控制的环境上也发生了相应改变。在传统的企业会计部门中,主要有财务管理人员、会计专业人员,随着计算机技术在会计工作中的应用,企业会计部门的组成还增加了计算机专业人员和信息处理系统的管理人员。这些部门人员共同构成了企业的会计管理机构,并在工作中相互配合、相互监督,确保企业会计工作内部管理机制的有效运行。

二、企业会计电算化内部控制中出现的问题

随着经济水平的提高和科学技术的发展,网络技术也不断改变着人们的生活和生产工作,企业会计电算化已经成为企业财会管理现代化发展的重点。介于财会管理在企业发展中的重要地位,要保证会计工作的准确性,就要对会计电算化这种新型的财务管理方式进行全面的内部控制。目前,由于各方面的发展还不够全面,在会计电算化内部控制中出现了很多新问题。

(一)会计电算化内部控制意识不到位

我国企业的财务管理长期处于传统的手工系统管理状态中,会计电算化发展较晚,导致工作人员在企业推行会计电算化时难以意识到电算化内部控制的重要性。很多人片面地认为会计电算化仅仅是减轻会计工作人员的工作负担、提高财会管理工作的效率的一种方式,只要熟练地掌握相关知识就可以,而忽视会计电算化的内部控制,从而导致在财务相关数据的资料和统计工作中出现问题,为企业造成损失。

(二)缺乏系统的内部控制管理

就当前情况而言,我国企业在对会计电算化实行内部控制时,缺乏有效的、系统的管理,导致在财务工作中出现差错。系统管理缺乏的问题主要表现在以下几个方面。

1.内部会计档案管理混乱对于企业而言,会计信息能够为企业生产经营方案的制订提供有效的依据,只有进行科学高效的会计档案管理,才能保证会计工作的正常进行,才能实现对企业不同时期的财务情况的比较,及时发现各种运行中的偏差。但是有调查显示,很多企业在推行会计电算化初期时缺乏系统的控制管理体系,并且企业认为采用电算化的形式有丢失会计资料的风险。手工与计算机并行的会计电算化降低了会计核算的效率,给档案管理带来了更多困难,也极易造成内部会计档案管理混乱的情况出现。

2.会计电算化制度缺乏虽然有些企业为了实现会计电算化的有效实施而制定了相关规章制度,但是由于人们相关意识不到位、监管方面不严格等原因,使得这些制度得不到切实执行,从而导致在会计电算化的过程中出现问题。更有的企业甚至都没有制定相关制度,这给会计电算化的实施制造了更大的问题,严重影响企业财会管理的现代化发展和企业的发展。

3.工作人员的职责分工不明确在企业会计电算化发展的过程中,为了保证电算化系统的安全使用,增加了维护人员。但是相应的岗位制度并没有得到制定,导致在会计电算化推行的过程中,职责分工不够明确,大部分还是在原有职责分工的基础上演化出来的,难以适应新条件下的电算化分工制度。由于电算化中使用计算机进行财务管理工作,为保证财会信息安全必须实行密码控制,如果分工不明确,或者由于缺乏严格的管理而造成的越权操作、无权操作、顶替操作等行为,很容易造成信息外泄,对企业发展造成影响。

(三)会计电算化使用过程中操作不当

会计电算化是通过计算机技术和网络技术的应用,实现会计数据处理的自动化,减轻财会管理工作人员的工作负担,但同时也为财会数据的安全带来了问题。当在数据输入时出现问题时,会导致账务明细、总账、会计报表等出现一系列错误,使输出信息失真,对企业的发展造成影响。在输入操作中出现的失误主要有:输入数据不正确、输入程序的篡改、文件的篡改、非法操作和输出篡改等。电算化系统的自动化、系统化发展,使得数据信息不再用纸质作为信息载体,以电子符号代替了手写数据,它的传递更加方便快捷,促进了财会管理工作的发展。但是由于计算机运行具有高速性,程序运行具有重复性,导致在数据的统计、处理和传输的过程中一旦发生错误,就很难得到改正,且会在系统内部迅速蔓延,给多种数据文件带来数据失真,严重的还会导致系统频频出错。

(四)会计电算化软件的控制不安全

1.安全性低由于技术发展的限制,很多企业所应用的会计电算化软件的保密性不高,再加上许多企业只注重自身经济效益的提高而忽视对用户会计数据的保密,不能对企业数据库采取相应的安全保密措施,容易造成信息泄露,导致企业损失。由于会计电算化软件自身漏洞较多,除了泄露企业信息外,还缺乏对数据的综合处理和判断能力,出现允许用户拖欠账款的现象,直接造成企业的财物损失。

2.会计核算的各模块之间缺乏联系在进行最终的会计核算时,需要对总账、固定资产、工资等各个财务模块进行核算工作,通过各个模块之间的联系,能够实现企业的自主查询和转账等,提高工作效率,促进企业发展。但由于软件的功能缺陷,导致核算工作的各个模块之间的联系出现问题,数据不能顺利进行传递,从而阻碍会计电算化的发展。除此之外,由于会计电算化软件的这种缺点,还会导致子系统直接建立在基础数据上的现象出现,加大工作人员的工作量,造成工作负担。在此过程中,一旦由于人为原因而导致计算机运行出错,将会给企业带来很大损失。

3.会计电算化软件的部分功能不符合内部控制要求在电算化系统的建立过程中会计电算化软件可能会有一些赘余的功能,虽然一般不会对整个系统造成影响,但是一旦操作出现问题或者程序受到篡改就会造成系统的失效,丢失系统数据,给工作人员造成误导,并且还会给不法分子带来可乘之机,造成企业损失。且由于企业对自己经济效益的重视,为防止盗版在系统的设计过程中往往忽视用户数据的安全性,或者加密设置不够完善,而导致在内部控制的过程中出现问题。

4.会计电算化软件的实用性不佳随着科学技术的不断发展,会计电算化软件也在不断更新。但是很多企业在对会计电算化软件进行购置时,缺乏长远发展的意识,造成软件不能根据时展的具体情况及时更新,这往往会造成软件难以适应经济快速发展的现状,导致软件难以发挥相应的作用,给企业发展带来困难。

(五)会计电算化人员的综合素质不高

随着经济的不断发展和科学技术水平的不断提高,计算机更新的速度也在不断加快,这导致会计电算化系统不断更新,给相关工作人员带来较高的技术要求。现有的企业会计电算化工作人员必须不断进行学习,跟上时展,才能实现对电算化系统的良好应用,并进一步实现电算化系统的开发,促进企业发展。然而,在很多企业中,由于各种原因,并不能实现这一点,造成企业对会计电算化内部控制工作难以贯彻实施,给企业发展带来阻碍。同时由于一些工作人员的职业道德水平不高,还会造成违法行为的出现,这更加需要企业加强内部控制。

三、加强企业会计电算化内部控制的相关对策

(一)加强企业会计电算化内部控制的基础工作

1.建立完善的会计电算化操作制度通过对问题的分析可以知道,在会计电算化系统实行的过程中,必须注重操作的规范性,因此必须建立相应的制度。操作制度建立的前提是会计电算化工作人员必须对相关操作内容有着全面的学习、认知和了解,并严格按照操作内容进行操作,在严格系统软件密码管理的同时,保证密码的安全性,定期更换密码。除此之外,在对系统进行操作的过程中,禁止违规操作和越权操作的出现,加强计算机使用的管理,禁止操作人员在开机状态下离开操作岗位,造成损失。另外,在对计算机进行维修操作时,要保证对维修人员进的工作进行监督,切不可大意而造成损失。同时还要保证维修人员的证件齐全,维修工作必须要通过相关部门的审批。建立相关的操作记录制度,对操作人员、操作时间、计算机故障和维修进行记录,明确细节,保证系统安全。

2.完善计算机管理制度在会计电算化工作进行时,必须保证计算机的正常运行,因此计算机的管理也是内部控制工作的重点。首先,要对计算机等设备进行定期的维修和保养,保证机房的干净整洁,排除安全隐患。其次,要对会计相关数据做好备份工作,防止由于计算机的故障或者操作失误而造成数据丢失,同时有效防止非法删除或修改计算机内容的操作而造成的会计数据的失真。在对磁盘等介质所存放的会计数据进行处理时更要注意备份工作的实行,并且应当将备份好的数据载体放在安全的地方,避免失窃造成的数据丢失。再次,要注意计算机在维修和进行软件更新时一定要通过相关部门的审批,并且做好相关记录,以保证系统安全。最后,为保证计算机软件及硬件的正常工作,要进行相应的故障排除工作,采取相应的管理措施,保证数据的完整性。

3.完善档案保存制度在企业进行会计电算化的过程中,档案的妥善保存至关重要,企业内部对于所有的会计电算化的档案要进行分类,按照档案的重要性确定保密的级别,不同的人事级别对应不同的查阅权限。在需要借阅会计档案的时候,要严格审查借阅人的身份,确保借阅人具有相应的资格获取档案。

(二)慎重选择会计电算化软件

在计算机技术水平不断发展的今天,会计电算化不断推行,会计电算化软件的好坏直接影响着企业会计核算工作的好坏。因此在进行会计电算化软件的选择时,必须慎重。由于会计电算化软件直接关系到会计电算化系统的内部控制工作,因此,在选择会计电算化软件的时候要从实用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出发,对各种软件进行全面了解,通过企业的实际情况,选择适合企业财务管理的会计电算化软件。

(三)提高企业会计电算化工作人员的整体素质

1.做好考核机制通过考核机制的建立和执行,严格把关笔试和面试,保证引进人才的技术水平,为日后的会计电算化工作的良好进行打下基础。同时对会计电算化工作人员还要进行定期的考核,考核工作人员对于会计电算化相关技术知识的掌握和了解的程度,确保工作人员知法守法。

2.进行定期培训企业在对自己的员工进行定期培训时,应当保证对专业知识和专业技能的培训,可以通过与大型企业的交流和合作,进行人才的洽谈工作,提高工作人员的技术水平。同时,还要对企业的员工的职业道德进行培训,通过对法律法规的宣传,确保电算化工作的合法、合理、准确实施,避免违法违规现象的出现,提高工作人员的整体素质。

四、结语

随着社会的不断发展,经济水平的不断提高和市场经济的不断推行,企业必须提高自己的市场竞争力来保证企业的良好发展。因此,必须加大对电算化水平的内部控制力度,实现会计电算化的不断推行和发展。通过相关制度的建立,提高工作人员的整体素质,促进企业的不断发展。

作者:杨镕华 杨国有 单位:渤海大学管理学院

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作者: 中国论文网

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