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农业科研档案管理工作探思

农业科研档案管理工作探思摘要: 科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[1]。国家…

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[1]。国家档案局、科技部发布的《科学技术研究档案管理规定》自2020年11月1日起实施。新规定下,对农业科研档案管理工作进行深入思考,提出相关建议,以期更好地开发利用农业科研档案信息资源,促进新时代农业科技发展。

1农业科研档案的作用

1.1农业科研档案是一种具有实用价值的信息资源

农业科研档案是农业科研人员在课题前期准备、项目申报、项目研究实施及过程管理、结题验收、成果管理等全过程中形成的,具有保存价值和应用价值的资源。农业科研档案真实记录了农业科学研究以及农业技术活动,包括数量巨大的农业科学知识、农业实用技术、农业科研成果等,不仅是农业科研单位的宝贵财富,更是实现农业发展的潜在技术[2]。因此,收集农业科研档案的原始材料,深入挖掘农业科研档案有价值的信息,实现农业科研档案的实用价值,对促进农业经济社会的发展具有深远意义。

1.2农业科研档案对农业科学研究的发展具有促进作用

农业科研档案涵盖了农业科研项目进展的全过程,真实地记录了农业科研工作的研究过程,是进行深入科学研究的基础,为后续开展各项科研工作提供了宝贵的参考依据。农业科研档案的信息量巨大,农业科学研究具有开拓性和创新性的特点,科研人员可以从科研档案中不断挖掘有价值的信息,汲取前辈的研究经验和智慧,为新项目的研究拓展思路,进而加快农业科学研究的步伐,推动农业科学研究的发展。

2农业科研档案管理工作的现状及存在的问题

2.1农业科研档案管理工作现状

当前,在部分农业科研单位中,仍存在“重科研,轻档案”“重收集,轻利用”的现象,在收集、建档、归档和利用服务等工作中存在制约因素,影响了农业科研档案建设的有序科学发展。笔者在从事农业科研档案工作的实践过程中发现存在以下问题:一是大部分农业科研档案的材料不齐全,项目实施阶段的原始材料较少;二是一些项目材料信息不完整,没有责任者署名和签署日期;三是纸质农业科研档案较多,而反映农业科研活动过程的图像、音频、视频等电子档案极少;四是由于档案材料不齐全,后期科研人员以及科研管理部门查阅相关档案材料时,找不到可供参考的、可借鉴的有价值的原始材料,不能满足档案利用的要求。

2.2农业科研档案管理工作中存在的问题

1)农业科研档案工作责任制和管理制度落实不到位。在开展农业科研档案管理工作时,应进一步提高对档案工作的重视程度。科研档案工作与科研项目管理工作同部署、同实施、同检查的制度需进一步细化,档案管理工作相关制度有待进一步完善,档案工作责任制还需进一步压实。目前,广西农业科学院在涉及农业科研档案方面的制度有:2014年制定的《广西农业科学院档案管理办法》,明确了科研档案整理、立卷、归档的部门,以及部门的职责要求、科研档案立卷归档要求;2020年印发的《广西农业科学院科研项目管理办法(修订)》,该办法提出项目按计划或合同要求进行结题,并按科研档案管理要求归档材料,材料文件应当打印、装订并符合档案管理的要求。在院层面、部门层面、各研究所层面缺乏将档案工作规划列入年度规划、中长期发展规划、一流强院建设发展规划的规定,缺乏纲领性的指导文件。2)农业科研档案存在归档难、归档不齐全的问题。一是与单位对农业科研档案工作的重视程度不高、档案规章制度不健全有关。二是与农业科研项目研究周期长有一定的关系。由于项目研究周期长,研究过程中产生的资料较多、涉及范围广、专业性比较强,在项目实施过程中,科研人员对档案材料的保存意识不强,从而导致后期的材料缺失。三是与部分科研人员对农业科研档案的不正确认识有关。科研人员往往注重科研成果的产出,对科研档案材料缺乏收集、整理、归档的意识,一些科研人员甚至认为农业科研档案是其个人或团队的成果,为了方便日后在申报职称、奖项、成果登记等时使用,会擅自自行保管材料原件,影响了单位档案材料的归档工作。3)农业科研档案工作人员缺乏,专业化水平不高。从事农业科研档案工作的人员不足,专业技术人员更是匮乏,各研究所的农业科研档案工作人员几乎均为兼职人员,往往需要兼顾大量的日常科研管理工作或其他行政管理工作,只能任务式地完成相应收集档案、归档等工作,档案兼职人员的配备数量与实际工作量不匹配。档案工作是一项系统性的、具有专业性要求的工作,但从事档案工作的人员往往专业化水平不高,身兼数职或疲于其他日常科研管理工作的压力,没有太多的精力兼顾档案工作,更没有时间深入研究档案工作的实施进展优化。同时,从事档案工作的人员大多数为非档案学专业人员,缺乏专业化、系统化档案知识,导致档案工作人员对档案业务工作的认识比较肤浅。4)档案信息化建设开发程度未能满足科研的发展要求。在经济社会发展的过程中,利用档案信息可以全面了解当前的经济社会发展状况,档案信息已成为当前人们有效获取工作经验的直接来源,成为科研人员全面获取信息的主要渠道。然而,档案信息化建设未纳入单位信息化的总体规划中,电子文件的归档工作尚未启动,制约了档案信息化建设的有序发展,影响了科研档案的有效利用。农业科研档案资源信息开发滞后,使得农业科研档案包含的信息传递落后,致使依法可公开的农业科研档案目录、全文不能满足查档用户方便快捷查阅利用的需求,不能适应农业科研事业发展[3]。

3加强农业科研档案管理的建议

3.1完善档案工作相关制度,压实档案工作责任

农业科研档案工作的开展受到制约,主要是由于对农业科研档案工作的重视程度不够、认识不充分造成的。因此,要推动农业科研档案工作的开展,就必须增强对档案工作的认识,提高领导的重视程度,不断完善档案工作相关制度,深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《科学技术研究档案管理规定》,将档案工作目标纳入单位发展规划中,使档案工作有目标、有方向地发展。找准农业科研档案工作的目标定位,制订操作性强的发展规划,就是找准本单位的目标定位,将档案管理发展规划纳入本单位、本行业的发展规划[4]。另外,还需要落实档案工作责任制。要进一步明确综合档案室、科研管理部门及档案形成部门在档案管理中的责任,建立自上而下的科研档案管理网络;要进一步规范档案管理工作,健全档案查阅、借阅等制度,保证科研档案按规定借用,避免损坏、遗失[5]。根据《科学技术研究档案管理规定》,结合科研管理方面的最新文件要求,以及档案部门的相关规章制度要求,拟订适用于单位实际发展的农业科研档案管理办法,在广泛征求科研人员的意见建议基础上,出台《农业科研档案管理办法》,通过办法的实施,进一步完善档案相关制度,有效地促进农业科研档案工作发展,进而提升档案利用价值,让档案为科研事业的发展助一臂之力。

3.2抓好科研档案管理,规范科研管理制度做好

科研项目归档,尤其是项目执行过程中档案的同步管理,不仅有利于管理部门掌握科研动态,更有利于溯源。同时,要加强对那些被束之高阁的研究成果的归档,实现科技成果个人和单位、社会的共享,促进成果推广转化,加快农业新品种、新技术的推广应用[6]。针对科研档案归档难、归档材料不齐全的问题,建议提高对农业科研档案的重视程度,建立规范的科研管理制度,在制度中明确对科研档案归档的要求,列出科研档案的归档范围,在下达科研项目时即把科研项目材料的归档情况作为科研项目考核指标之一,将档案材料的完整性作为能否再次申报项目的一个参考标准,逐渐让科研人员形成共识,强化归档意识。在今后农业科研事业发展进程中,凡是具有社会价值、农业科研价值以及关涉农业科研人员利益的记录史料,发现一项、收集一项、建档一项,提供建档平台和归档通道[7]。

3.3合理配备档案管理人员,提升档案管理人员专业化水平

专兼职档案人员数量不足,影响了档案工作的正常开展。档案管理人员作为科研单位的行政辅助人员,其工作往往得不到重视,很多档案管理人员平时主抓行政、人事、党建、工青妇等工作,由于编制的限制,不能满足科研管理部门、各研究所配备全职档案管理人员的需求。因此,建议将档案工作人员纳入单位人才发展需求的目标中,优化人才结构,合理配备档案管理人员。档案管理人员在工作中,应加强自身业务技能的学习和培训,熟练掌握计算机知识、网络知识和档案保护技术,熟悉科研项目档案资料的来源与形成规律,学习和掌握国内外先进的科研档案管理技术和方法,增强业务素质和档案资料辨别与综合分析能力[8]。

3.4推进档案信息化建设,提高档案工作管理水平

农业是人类的生存之本,是国民经济其他部门独立和进一步发展的基础,是经济发展、社会安定、国家自立、生态安全的基础。农业科研档案管理工作的重点在于科研数据的灵活运用与开发再利用[9]。档案管理的信息化、网络化可以加强农业科研档案资源的有效管理,能够在更大的空间内寻找位置、实现创新突破,为农业科技创新提供更有力的支撑和服务,为发展现代农业生产力提供可靠的参考依据[10]。因此,需要从以下三个方面加快推进农业科研档案信息化建设:一是从制度上推进档案信息化建设,增强档案信息化建设的意识。在制定科研档案管理办法时,需考虑档案信息化建设的制度完善性,进而规范档案信息化工作。二是给予档案信息化建设的经费支持。要推进档案信息化建设,离不开经费投入的支持。有充足的经费,才能完善配套软、硬件设施,才能采购现代先进的档案信息化管理软件、扫描仪、刻录机等设备,为档案信息化建设打好基础。三是“走出去”与“请进来”相结合。“走出去”就是组织档案工作人员到经验做法比较好的单位学习档案信息化建设的先进理念和方式方法;“请进来”就是邀请行业知名专家到单位讲解档案信息化建设方面的知识,并开展相关培训。通过“走出去”与“请进来”相结合的方式,进一步加快档案信息化建设的步伐,促进档案工作高效、优质发展,为农业科研进步提供强有力的支撑。

作者:赖容 韦绍龙 曾宇 刘开强 李博胤 许莉 单位:广西壮族自治区农业科学院

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作者: 中国论文网

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