档案数字化建设与企业档案管理探究

摘要：本文论述了利用电子计算机的信息化、科学化的档案管理能够获取进一步提升，经过档案数字化建设和企业档案管理探讨，提升档案管理效率，旨在通过档案数字化建设和企业档案管理研究，让企业获得更好的发展。

关键词：企业；档案管理；数字化

在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对企业档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对企业档案信息的数字化管理，为企业生产经营提供优质服务。

一、档案数字化发展概述

（一）档案数字化概念

档案教学化就是在各类高新技术支撑中，将各种载体档案资源转变为档案信息，使用数字化加以存储，并且用网络的形式加以连接，在计算机管理中构成一个有序的档案信息库存，从而实现信息的共享。长久以来我国的档案管理均以纸质、胶片和底片载体组合的，在当前档案管理保存的档案信息依旧如此，而基于信息化时代社会下，有一定适应性，让档案的经济价值和社会价值不能充分体现，档案数字化建设有必要性，是完成档案现代化管理和利用的保障。

（二）档案数字化发展的作用

我国加速了档案信息化建设的脚步，而其中最重要的内容就是档案数字化，它能够保护档案原件，让数字化原件副本代替原件，利用胶片去达成档案信息的永久存储，在出现了不可预期问题后也不会出现毁灭性灾难，还能将模糊的档案加以修复，保证其价值。在数字化后，对档案的使用方式出现了改变，在档案利用上突破了数量、时间和空间的限制，一份档案能够同时给多人使用，经过局域网实现异地使用，让档案的利用空间得以扩大，同时在使用时，人们突破了时间的局限，利用网络随时利用信息档案。

二、我国档案数字化建设过程中存在的问题

（一）工作规划问题

在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。

（二）数字化管理问题

数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

三、降低增量，落实档案数字化建设基础

（一）企业日常经营活动产生大量电子文件

企业日常经营活动会出现很多电子文件，企业的经营、综合管控不同环节电子文件处在无人监管的状态；有保存，没有规范的状况。放任这类状况的持续，导致电子文件的大量累积，让管理风险成倍增加，导致电子文件的流失和销毁。

（二）存量档案和增量档案保管期限一致

存量小那么增量大，处理了增量档案问题就意味着等待扫描和后期数字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，档案部门会永久重复接收档案、扫描处理转化操作。

（三）制定目标、健全制度

在成立了档案管理系统后，应该妥善处置增量，从而完成档案信息化的跨越式发展。由于增量毕竟少于存量，而长时间拖延会导致增量的控制，增量电子化就会变成档案信息化的缺陷，限制档案数字化建设进程。

四、企业方案数字化管理对策和建议

（一）成立文件目录数据库

首先，需要企业建立健全档案目录数据库，将所有资料加以分类，按照档案名称内容，录入计算机中，形成档案目录数据库，从而让员工利用此快速查询资料，同时也能够给管理工作提供便利。其次，企业必须建成对应的档案状态数据库，使用网络传输模式，把企业的信息资料及时录入数据库内，完成数据库的更新。由此，协助企业档案使用人员对最新档案数据加以查阅，提升便利性，让档案数字化管理更加有序。

（二）建立专题数据库

为实现一些检索需要，应该建成档案专题数据库。如果馆藏中的档案只凭借文件级别目录是无法处理所有检索问题的。而随着客观需要的变化，对档案的集中利用需要是常常发生的，建立数据库，是档案管理的突破口。按照馆藏档案内容确定专题数据总体布局；按照需要分期建立专题数据库；按照文件内容和检索分别设置专题数据结构。

（三）数字化档案服务工程

数字化档案利用服务工程是以局域网、互联网为平台，利用安全管理制度、网络运行机制和数字加工，环环相扣，保证数字化档案的精确。利用防火墙、数字水印等技术，在技术上保证数据安全，利用网络完成档案的法律效力，达到远程给使用人员供应便利和精准的数字化档案。1.在局域网上使用。在局域网中，所有接待人员都有检索权利，对目录数字化的档案实行利用扫描全文的方式，让全文数字档案有同样的效果，借助电子计算机技术达成数字化档案。数字化档案获得了法律法规的支持，给档案管理参与电子政务供应了新方式。2.在互联网上应用。使用档案网站，经过CA证书等方式，来帮助领导进行远程数据的审批，主要进行档案的远程查阅、打印。尤其是将CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效应的展现，降低异地现场查阅的不便，让档案管理参加电脑政务变成现实。

（四）培养档案人员的互联网思维

基于互联网背景中，档案资源的管理更多是利用信息技术和网上平台，因而培养档案管理人员的互联网思维是建立高素质资源管理团队的基础。加上档案资源管控是一项保密性和科学性很高的工作，新时代的档案管理人员应当有软件开发、网络运营和网络安全维护等技能，以便保证档案管理人员专业技能和网络技能的培训工作，落实提升档案管理人员的专业技能和网络技能培训工作，落实提升档案管理人员利用网络技术处理工作中的问题。在培训基础上，应当不断吸纳网络应用能力强的人员加入档案工作中，提升档案资源修筑工作实效性和创新性。

五、成立企业档案数字化需要处理的问题

（一）制定贯穿电子文件企业标准

熟悉正规系统软件的功能，指导基层部门和人员去维护系统软件。将文件数据、文件格式、存储备份等工作加入档案业务指导、培训中，让工作人员熟练管理系统的基础操作。

（二）使用统一的档案管理系统

档案管理软件要提升对需要的适应性，系统软件的研发和档案信息化建设发展保持一致。跟踪了解档案业务，跟上档案信息化标准的创新，充分调研，根据企业生产经营模式和工作流程建立档案信息数据库。建立统一的管理系统，给电子文件的运转提供统一的标准的平台。

（三）规范元数据及其标准

不够标准的数据不能实现统一管理，应该进行增量电子化的部门，要从电子文件构成阶段开始就应该严格执行统一数据标准，从而完成对电子文件的全权管控，让档案资源在线流转更有效果。

（四）不同专业系统的接口要相互连通

档案信息系统的增量数据主要源自构成企业信息的部分，应该必须保证不同专业系统接口的流通。但在实际工作中，档案信息管理和别的专业管理存有物理隔离，只好凭借后期技术改良达成接口连通、数据对接和在线流转。

（五）加大档案信息化修筑业务监督

从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，企业其他部门通常对电子归档不够看重，企业的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化专业外包公司合作模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。

[参考文献]

[1]江婷婷.浅谈人才机构档案管理的数字化建设[J].中外企业家,2019(09).

[2]孙薇薇.行政事业单位档案数字化建设的路径研究[J].海峡科技与产业,2019(06).

作者:孙雁 单位:山东省港口集团烟台港集团有限公司员工服务中心档案馆