地市级农业科研院所档案管理水平提升

摘要:地市级农业科研院所是我国农业科技创新体系中重要的组织部分，是服务地方经济发展、助推乡村振兴的中坚力量。由于地市级农业科学院所的发展受所在地区社会经济发展水平、科研投入水平、财政保障水平等因素影响，导致地市级农业科研院所的整体综合档案管理水平不高，不能较好地适应当前时期现代农业科研院所的发展需求。文章分析档案管理存在的问题，提出改进策略。

关键词:农业科研单位;档案管理;水平提升

1地市级农业科研院所综合档案管理现状

当前地市级农业科研单位档案室(馆)收集的档案主要包括文书档案、科研档案、基建档案和财务档案等，其中主要以文书档案［1］和科研档案为主。在现代农业科技创新发展中，地市级农业科研所主要承担着为地方现代农业发展提供技术支撑的使命，在单位日常管理、科技创新、成果推广运用工作实践中会生产大量文件资料。为了有效管理使用这些档案资料［2］，各单位成立专门的档案室(馆)，配备专职或兼职档案管理人员。在工作中，档案资料需要经过规范化收集、整理与归类，编写案卷目录、卷内目录为检索工具。近年来，随着现代信息化技术快速发展，部分单位开始将档案信息检索、数字存储、资源共享等信息技术应用到档案管理工作中，极大程度地提高了档案管理水平。但是，受制于地市级农业科研院所重视程度、经费投入、人员保障等因素的限制，档案综合管理水平不高，档案数字信息化建设受到一定的制约。

2地市级农业科研院所综合档案存在问题

2.1档案收集整理规范性不够

档案收集整理是档案管理、开发运用的前提，目前档案收集主要还是靠档案工作人员按照以往传统的方式进行收集、归纳、整理，但是随着单位快速发展和信息化程度不断提高，档案资料会变得越来越多、越来越复杂，收集归档的难度会逐渐提高，如果还是依靠运用传统单一的方式进行，那么很难进行科学归档和综合运用。比如，农业科研档案作为地市级农业科研院所档案管理的重点档案，主要是指农业科研人员在农业科技创新、科技成果转化、科研项目实施过程中的产生的各种文件资料［3］，包括了科研项目申请立项、过程研发、数据整理、总结验收过程产生的档案资料，项目验收结束后还涉及新产生的涵盖科技成果后续应用推广、获奖申报以及后续开发、转化、转让等档案资料。在具体的收集过程中，一些在归档范围内的文件资料，有时就会出现应归未归现象，因此造成档案工作难以实现准确、完整、系统的目标。

2.2档案数字信息化程度不高

受制于地市级农业科研院所自身发展水平不一致，单位投入档案综合管理的经费捉襟见肘，同时随着档案信息化要求越来越高，靠传统模式收集档案已不能满足信息化时展要求。目前在具体管理过程中，档案室(馆)的对硬件(服务器、电脑)、软件方面(档案管理软件系统)的设施和条件投入有限，档案存储主要还是以纸质材料为主，多种介质的档案材料存储条件无法得到充分满足，光盘、文件数据、图片、底片等其他存储媒介材料保存的局限性致使档案完整性不足。条件较好的单位，初步实现了档案内部网络建设，但是档案硬件、软件的投入还是不足，比如在管理服务器、档案软件配备、输入设备、电脑更新、档案扫描仪等方面配备滞后，造成档案分类、检索不便。

2.3档案管理人员综合素质不高

当前地市级农业科研院所档案管理工作，受制于人员经费、编制等因素影响，很多从事文书档案管理工作的人员并非档案专业出身，没有经过专业系统的档案培训，对档案专业技能掌握不够熟练，业务能力与专业化、标准化要求差距较大。同时，有些农业科研院所的档案工作人员由文秘人员兼任，兼职人员投入到档案工作的时间和精力有限，致使档案收集不齐全、归档不及时、立卷不规范等问题时有发生［4］。另外，一些档案管理人员也缺乏农业科研背景，既能够系统全面掌握农业科研基本规律和关键环节，又能够了解科技前沿动态、利用现代信息技术等方面的复合型人才更是少之又少。另外，档案管理工作人员作为单位科研创新的幕后工作者，自身晋升渠道、上升空间有限，导致具体从事档案管理的工作人员工作积极性不高，档案工作缺乏吸引力，造成人才队伍不稳定，综合素质参差不齐，无法满足现代档案管理的要求。

2.4档案管理体系不够健全

档案管理体系的建立有助于提高地市级农业科研院所档案管理水平［5］，但是目前建立完备充实的农业科研文书、科研、财务、基建档案管理体系的单位少之又少，绝大部分单位都是按照以往传统的经验、做法按部就班，造成了档案收集不及时、不规范、不安全、不系统等现象。而农业科研院所档案的主要价值在于收集、归档材料的完整性和系统化，但是由于在档案归档过程中档案管理人员与档案收集人员、科研人员信息不对称、沟通不及时，造成了应归档完整的重要核心内容不能及时归档，整体影响了档案的开发利用，加之配套的管理奖惩机制不健全，对档案管理、收集工作人员不能更好地进行约束。在实际操作过程中，很多单位对档案管理主要侧重于对归档数量的要求较高，而对档案质量的审核不严。如在文书档案管理中对保管期限的界定、文件的排序、归档文件编号、归档文件编目还存在界定不清的情况;在基建过程中项目规划、招投标、设计、施工、验收等环节部分档案缺失;在科研创新过程中原始数据记载不规范或缺少原始记录，科研项目验收后成果申报奖项、推广应用等文件资料不完备等问题。这些问题的产生，主要是单位自身对于档案管理的不重视，没有形成科学完备的制度管理体系，为后期归档检索增加了难度，也极大地影响档案在科技创新、技术鉴定等方面的传承和开发利用的价值。

3地市农业科研院所档案管理提升策略

3.1加强对档案管理的收集整理制度体系建立

构建农业科研院所档案收集管理体系规范，针对文书、科研、基建、财务分门别类制定相对统一的收集管理制度体系。按照档案归档收集范围内容进行划分，比如将文书档案中国家、省、市以及本单位出台的关于支持农业科技创新的政策法规、申报依据等资料;科研档案中按照政策法规下项目(课题)申报、项目实施、项目验收、成果申报、成果转化等资料;基建档案中在实施科研项目(课题)中，修建的配套建筑、田间设施等资料;财务档案中项目(课题)产生了各类财务报表、审计报告、预决算财务数据等资料。按照归档标准制定一套相对统一的收集整理制度体系，使各种档案按照标准化零为整，同步实施归档资料信息化，实现关键字信息检索，方便后续的开发运用。

3.2加强对档案管理的现代信息化建设

随着现代物联网、大数据、人工智能AI等信息技术的广泛普及，传统的档案收集、管理方式已不能满足新时代档案发展的需求，加快推进农业科研院所档案管理信息化建设已是大势所趋。农业科研院所文书档案信息化既有利于档案的保存、查询及借阅，节省档案存放空间及管理人员和借阅人员的时间和精力，提高档案管理和利用效率，既有利于保持档案完整性，又能减少纸质档案的损耗、排放混乱及丢失现象的发生，对档案起到更好的保护作用。因此，农业科研院所要进一步转变观念，解放思想，与时俱进，将档案数字化建设作为档案工作的重要内容加快推进，一方面要进一步加大档案信息化人才的培养和引进力度，为档案信息化建设提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大经费投入，采购一批计算机、扫描仪、信息化系统等办公设备，为档案数字化工作开展提供必要的硬件软件保障。

3.3加强对档案管理人员的综合素质提升

在农业科研院所档案管理中，人才队伍的培养是关键所在，所以引进一批、培养一批具有较高综合素质的档案管理人员势在必行。一是进一步健全优化档案管理工作人员管理制度，建立健全档案激励机制与考核机制，从而吸引具有专业知识的档案管理人才加入队伍中，为档案管理建设储备人才;二是要建立健全档案工作人员教育培训长效机制，通过继续教育、轮岗交流、学习研讨等多途径多形式，全面提高档案工作人员的业务能力和综合素质，为农业科研院所建设一支高素质的档案人才队伍;三是档案管理人员自身也要加强对农业科技、行政管理、计算机、网络系统操作等相关领域业务知识的学习，做好档案的保管、检索、利用工作。

3.4加强对档案管理的综合开发运用

地市级农业科研院所档案是在农业管理、科技创新、技术推广成果运用工作中形成的具有较高的保存、查考和利用价值，并经过系统整理、科学保管的相关文件和材料。档案保存最终目的在于对农业科技档案的综合开发利用，把档案中蕴藏的巨大科研价值充分挖掘出来。完整规范的档案资料对今后的农业科研事业发展具有重要科研参考价值，同时并可为科研项目选题、科研成果研发、农业技术推广及科研成果转化提供完整可靠的原始依据。同时要积极拓展档案开发利用的渠道和途径，有效开发利用好档案资料，更好地为现代农业科技发展服务。积极推进档案信息化建设，逐步实现档案收集规范化、档案检索网络化、档案开发运用信息化，为农业科技创新、乡村振兴提供有力支撑。

4结语

地市级农业科研院所档案管理离不开档案管理体系制度的建立、管理人员综合素质的提升、档案管理信息化的普及、档案综合开发的共享，这是未来档案管理发展的必由之路。一定要深刻认识到档案管理水平提升的重要意义，将档案管理建设提升到单位长远全局规划的高度，明确档案管理建设的整体目标、理清工作思路，加强档案管理创新，积极探索档案管理现代化路径，从理念创新、技术创新、方法创新等方面着手，采用大数据、人工智能等现代化信息管理手段，提高档案资源管理开发利用水平，促进现代农业实现可持续发展。

参考文献

［1］曾江．加强农业科研单位文书档案管理的思考．办公室业务，2019(4):125．

［2］张成舜，吴鹏，舒忠旭．论地市级农业科研档案特点与作用．四川农业与农机，2017(6):46．

［3］赵华．农业科研院所科研档案管理存在的问题和建议．甘肃科技，2018，34(17):3－5．

［4］郭有琴．农业科研单位档案管理工作的几点思考．发展，2018(6):86．

［5］赵立峰．新形势下农业档案管理现代化的路径探索．农家参谋，2018(12):289．

作者：陈富平 孙玲玲 单位：江苏徐淮地区淮阴农业科学研究所